May-ban-hang

1001 tiểu xảo gian lận của nhân viên bán hàng và giải pháp

11/10/2017 2:46:26 CH - 6499 Lượt xem

Nhân viên bán hàng gian lận trong quá trình phục vụ luôn là vấn đề nhức nhối của người làm công tác quản lý tại các nhà hàng, quán cafe.

 

Cùng phần mềm quản lý bán hàng NowPOS điểm qua một số tiểu xảo thường được sử dụng bởi nhân viên bán hàng

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 0

 

Trường hợp 1: Dùng một hóa đơn nhiều lần

 

Tất nhiên trong cửa hàng sẽ có những món ăn hoặc thức uống được khách hàng ưa chuộng và order thường xuyên. Nhân viên bán hàng chỉ việc giữ lại hóa đơn đã thanh toán và chờ một khách hàng khác order một hóa đơn tương tự.

 

Kết quả: khách hàng được phục vụ, hóa đơn được thanh toán nhưng tiền lại vào túi của nhân viên bán hàng.

Phương pháp trên chỉ áp dụng được cho các cửa hàng không làm công tác kiểm kê và quản lý kho nguyên vật liệu thường xuyên.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 1

Hóa đơn được sử dụng nhiều lần cho nhiều khách hàng 

 

Giải pháp: Thường xuyên kiểm kho, theo dõi các báo cáo nguyên vật liệu mỗi ngày để nhận thấy được điều bất thường. Dùng phần mềm quản lý có khả năng tự động ghi chép và xuất báo cáo để theo dõi thu chi hằng ngày.

 

Trường hợp 2: Bán hàng không nhập thông tin và in hóa đơn

 

Khi khách hàng order nhân viên bán hàng không lưu thông tin trên phần mềm quản lý bán hàng và cũng không tin hóa đơn cho khách hàng.

 

Một số khách hàng không để ý sẽ chỉ thanh toán tiền chứ không yêu cầu hóa đơn.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 2

Không nhập thông tin và in hóa đơn là một trong những tiểu xảo gian lận phổ biến nhất

ở các nhà hàng, quán cafe

 

Kết quả: Hàng được bán ra nhưng tiền lại vào túi nhân viên và không có bất kì dữ liệu nào được lưu lại trên phần mềm quản lý.

 

Giải pháp: Dùng phần mềm quản lý có chức năng kiểm kho hàng ngày kết hợp gắn camera theo dõi. Nếu như có sự hao hụt trong kho thì chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm tra camera và phát hiện hành vị gian lận.

 

Trường hợp 3: Bán hàng in tạm tính và hủy hóa đơn

 

Tương tự như trường hợp 2 nhưng tinh vi hơn. Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn nhân viên bán hàng chỉ cần in hóa đơn tạm tính cho khách và hủy hóa đơn ngay sau đó.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 2

Hóa đơn mà thực khách cầm trên tay chỉ là hóa đơn tạm tính, dữ liệu hóa đơn chính thức đã bị thu ngân hủy bỏ và không lưu lại trong hệ thống phần mềm quản lý bán hàng của cửa hàng

 

Kết quả: ngay cả khi khách hàng yêu cầu hóa đơn thanh toán nhân viên bán hàng vẫn có thể qua mặt được.

 

Giải Pháp: Dùng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng phân quyền nhân viên kĩ càng, không cho phép hủy hóa đơn hoặc xóa món sau khi đã in tạm tính.

 

Trường hợp 4: Tự ý phụ thu phí dịch vụ

 

Nhân viên bán hàng gian lận bằng cách tự ý thêm phụ thu để thu thêm tiền khi khách hàng muốn thanh toán.

 

Kết quả: khách hàng đinh ninh là cửa hàng phụ thu thêm tiền. Số tiền phụ thu thường không lớn nhưng từ nhiều khách hàng thì sẽ tạo thành 1 khoản không hề nhỏ.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 4

Tự ý thu phí dịch vụ cũng là một chiêu trò của các thu ngân 

 

Giải pháp: Dùng phần mềm quản lý để theo dõi phần phụ thu, giảm giá hằng ngày trên hóa đơn. Thiết lập phân quyền cho từng nhân viên để khi xảy ra vấn đề bạn biết ai là người chịu trách nhiệm.

 

Trường hợp 5: Chỉnh sửa giá bán

 

Nhân viên bán hàng có thể gian lận bằng cách tăng giá tiền sản phẩm khi khách hàng yêu cầu thanh toán và in tạm tính. Sau khi khách hàng thanh toán thì fix giá lại như cũ và in hóa đơn.

 

Kết quả: Thủ thuật gian lận rất tinh vi dễ dàng qua mặt được khách hàng và chủ cửa hàng mà không để lại dấu vết nào.

 

Giải pháp: Không giao tài khoản quản lý cho nhân viên bán hàng hay thu ngân. Nên phân quyền truy cập rõ ràng và nên sử dụng phần mềm quản lý có báo cáo xuất hóa đơn hằng ngày.

 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành nhà hàng ăn uống Foody tự hào đem đến phần mềm quản lý bán hàng NowPOS với các tính năng giúp tối ưu nghiệp vụ bán hàng tại các nhà hàng, quán cafe và loại hình kinh doanh trà sữa tại Việt Nam.

 

Trường hợp 6: Không áp dụng các chương trình ưu đãi cho khách

 

Khi có các chương trình khuyến mãi, ưu đãi nhưng thu ngân không áp dụng cho khách hàng cũng là một tình trạng khá phổ biến đối với các cửa hàng.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 6

Nhân viên làm lơ việc áp dụng chương trình ưu đãi cho khách hàng

 

Kết quả: Số tiền giảm giá của khách hàng hoặc các quà tặng không được đến tay khách hàng mà đi vào túi của nhân viên thu ngân.

 

Nếu sự việc bị phát hiện, cửa hàng không những bị nhân viên chuộc lợi cá nhân mà còn “mang tiếng xấu” ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh, hoạt động kinh doanh của cửa hàng cũng vì thế mà trở nên khó khăn hay thậm chí là đi vào cảnh ế ẩm.

 

Giải pháp:

 - Bên cạnh thông báo cho nhân viên, cửa hàng có thể sử dụng nhiều hình thức để thông báo đến những khách hàng được nhận ưu đãi từ chương trình, như: banner quảng cáo online, tại cửa hàng có thể dùng băng treo, standee trước cửa, standee để bàn.

 - Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng NowPOS với tính năng tích hợp được chương trình ưu đãi, hỗ trợ cửa hàng theo dõi và kiểm tra tình hình triển khai chương trình đến khách hàng.

 

Trường hợp 7: Kê thêm sản phẩm/dịch vụ hoặc số lượng mà khách sử dụng

 

Với thói quen của rất nhiều thực khách là chỉ quan tâm đến số tổng tiền ghi trên hóa đơn và nhanh chóng thanh toán mà không chú ý kĩ đến danh sách các món ăn, dịch vụ mà mình sử dụng, điều này đã “giúp” cho nhân viên gian lận mà nếu có phát hiện cũng dễ dàng ngụy biện với các lý do “nhầm lẫn”.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 7

Khách hàng phải trả thêm những khoản mà nhân viên bán hàng chủ ý kê thêm

 

Kết quả: Khách hàng bị mất một khoản tiền oan mà không hề hay biết nếu không kiểm tra kỹ.

 

Giải pháp:

 - Cửa hàng có thể đưa ra quy định nhân viên hoặc các giấy bảng thông báo tại quầy phải nhắc nhở khách hàng kiểm tra hóa đơn trước khi thanh toán.

- Các chủ cửa hàng phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa doanh thu và lượng nguyên liệu hay kho hàng đã sử dụng để nhanh chóng tìm ra “lỗ hổng” từ các số liệu báo cáo từ các phần mềm quản lý bán hàng như NowPOS (Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhà hàng NowPOS)

 

Trường hợp 8: Gian lận trong tích điểm thẻ thành viên cho khách hàng

 

Rất nhiều trường hợp cửa hàng có chính sách tích điểm cho khách hàng bằng việc quẹt thẻ thành viên hay mã khách hàng cho mỗi lượt sử dụng dịch vụ/sản phẩm tại cửa hàng. Tuy nhiên với mỗi lượt khách như vậy, nhân viên hay thu ngân lại tích điểm vào thẻ thành viên của mình hoặc người thân để được hưởng các quyền lợi và ưu đãi mà đáng ra khách hàng mới là người được nhận.

 

NowPOS - 1001 tieu xao gian lan cua nhan vien ban hang va giai phap 8

Thẻ thành viên cũng là một trong những thứ mà nhân viên bán hàng có thể lợi dụng để chuộc lợi cho mình

 

Kết quả: Đây là trường hợp gian lận gây hại “kép” bởi cửa hàng vừa bị thất thoát, còn khách hàng lại không được hưởng lợi ích của mình.

 

Giải pháp: Các chủ cửa hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng các báo cáo về thẻ tích điểm trên phần mềm quản lý bán hàng, đặc biệt là các khách hàng trung thành, khách hàng VIP bởi họ là những người đến cửa hàng của bạn thường xuyên nhất. Bên cạnh đó cửa hàng có thể phối hợp với hệ thống camera để dễ theo dõi mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng.

 

Trường hợp 9: Nhân viên khai gian thời gian làm việc

 

Với các nhà hàng, quán cafe thường chỉ thuê nhân viên part-time với thời gian làm việc linh động theo giờ, hoặc theo buổi, khoảng thời gian làm việc tại cửa hàng không được lâu dài (thường từ 2 - 6 tháng) thì hình thức quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên thường thấy là ghi chú trên giấy.

 

Nếu không phải chính các quản lý và chủ quán ghi chú thời gian làm việc của nhân viên thì việc nhân viên chủ động ghi lại hoặc đánh dấu ngày làm việc của mình thì rất dễ xảy ra gian lận.

 

Kết quả: Cửa hàng bị mất một khoảng tiền lương cho nhân sự sai sót đáng kể.

 

Giải pháp: Các chủ cửa hàng cần đầu tư máy chấm công để có thể minh bạch và kiểm tra dễ dàng thời gian làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên chỉ với phần mềm quản lý bán hàng, cửa hàng vừa có thể quản lý được cả thời gian làm việc của nhân viên mình như một máy chấm công bình thường vừa có thể sử dụng được nhiều chức năng quản lý cửa hàng hữu ích của phần mềm.

 

Những trường hợp gian lận của nhân viên bán hàng thường được các chủ cửa hàng giải quyết kín đáo bằng cách cho thôi việc và tránh không có bất cứ ai ngoài cửa hàng biết. Nhưng tốt hơn hết một người quản lý giỏi sẽ biết lường trước các trường hợp có thể xảy ra và ngăn chặn hơn là giải quyết hậu quả.

 

Công Anh

 

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa với chức năng in tem (sticker)

 

 

 

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Hoàn toàn miễn phí

spinner