May-ban-hang

Hóa đơn là gì? Hoá đơn ảnh hưởng thế nào đến việc kinh doanh nhà hàng quán cafe?

30/03/2018 6:41:00 CH - 467 Lượt xem

Hóa đơn - một thứ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp cũng phải có, nhà hàng quán cafe cũng không là ngoại lệ. Vậy chính xác hóa đơn là gì và tại sao hóa đơn là một thứ quan trọng trong kinh doanh.

 

1. Hóa đơn là gì?

 

Hoá đơn là loại bản kê yêu cầu thanh toán các loại sản phẩm, dịch vụ. Giấy tờ này do bên bán lập ra, thể hiện rõ các nội dung về sản phẩm, dịch vụ, giá cả và tổng tiền yêu cầu bên mua thanh toán.

 

Hóa đơn được xem là chứng từ chứng minh cho việc giao dịch, chứng thực cho việc đã có giao dịch xảy ra giữa bên mua và bên bán. Hiện nay trên thị trường lưu hành cả hai loại hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

 

Các cách thể hiện hóa đơn:

- Hóa đơn tự in giấy thông qua các thiết bị điện tử như các phần mềm quản lý bán hàng, máy tình tiền hoặc các nhà cung ứng dịch vụ

- Hóa đơn điện tử về bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ

- Hóa đơn đặt in riêng dành cho các doanh nghiệp lớn hoặc cơ quan thuế in ra để bán cho các doanh nghiệp và tổ chức.

- Các giấy tờ được in có nội dung sử dụng và quản lý như giấy xuất kho, vận chuyển nội bộ

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 2

 Hóa đơn bán hàng thông thường tại nhà hàng

 

Khi bên mua đã thanh toán tổng tiền trên hóa đơn, bên bán sẽ xác nhận bằng cách đóng dấu trên hóa đơn đó hoặc trả về một giấy tờ tương tự như hóa đơn. Lúc này hóa đơn có dấu chứng nhận và giấy tờ kia được gọi là biên lai hay giấy biên nhận.

 

Bạn có từng thắc mắc hóa đơn đỏ là gì và vai trò của chúng?

 

Tại sao phải xuất hóa đơn đỏ cũng thường là câu hỏi mà rất nhiều người không ở trong lĩnh vực kế toán hay các công việc liên quan thắc mắc. Hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng mà chúng ta thường thấy với thuế VAT hay còn gọi là thuế tiêu thụ có giá trị từ 10% - 12%.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 3

 Minh họa hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, có tính pháp lý

 

Hay một cách đơn giản hơn, hóa đơn GTGT là hóa đơn giúp Nhà nước kiểm soát thuế, người bán phải xuất hóa đơn GTGT và nộp thuế, trong trường hợp gian lận không xuất hóa đơn sẽ được coi là trốn thuế.

 

Hóa đơn này không phải do người bán tự lập ra mà là loại hóa đơn do Nhà nước ban hàng để áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế.

 

Trên hóa đơn đỏ thường sẽ ghi cụ thể và nhiều nội dung hơn của hóa đơn như:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua (nếu có)

- Danh mục các hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, tổng giá trị

- Tổng giá trị tính thuế VAT, thuế VAT, tổng giá trị sau khi tính thuế.

 

2. Hoá đơn có ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh?

 

Thông thường các chủ nhà hàng quán ăn thường không có mặt xuyên suốt ở quán để quản lý cửa hàng mà thay vào đó là quản lý bán hàng từ xa hoặc có nhân viên quản lý và báo cáo lại.  Tuy nhiên, mọi hoạt động thu chi, doanh thu đều cần có hóa đơn để chứng thực và kiểm tra, nếu quản lý không chặt chẽ việc xảy ra thất thoát là rất dễ dàng.

 

2.1 Các trường hợp gian lận của nhân viên đối với hóa đơn

 

Không in hóa đơn cho khách

 

Dường như ai sử dụng các dịch vụ ăn uống bên ngoài cũng đều gặp tình huống này, với bữa ăn không quá nhiều tiền, khi nhân viên báo tổng bill khách hàng chỉ đưa tiền mà không yêu cầu lấy hóa đơn và kết thúc việc thanh toán nhanh chóng.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 5

Không đưa hóa đơn khi thanh toán là một trong những tình huống gian lận phổ biến nhất

 

Với cung cách làm ăn “quên” xuất hóa đơn cho khách, hoặc chỉ xuất hóa đơn cho những khách hàng yêu cầu, mỗi ngày những nhân viên này đã bỏ túi một khoản tiền không hề nhỏ. Khách hàng sử dụng dịch vụ của cửa hàng còn tiền lại đi vào túi của các nhân viên.

 

Sử dụng một hóa đơn cho nhiều lần

 

Với một hóa đơn đã được thanh toán nhưng khách hàng không cầm về, thì việc nhân viên sử dụng lặp lại nhiều lần cho các khách hàng có hóa đơn giống với hóa đơn này cũng khá dễ dàng.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 6

Tình huống gian lận sử dụng một hóa đơn cho nhiều lần

 

Nhân viên nhanh chóng qua mặt các khách hàng vì thói quen chỉ chú ý đến tổng tiền khi thanh toán chứ không quan tâm đến các nội dung như ngày giờ, từ đó mà dễ dàng đút túi rất nhiều tiền mà quản lý hay các chủ cửa hàng không hề hay biết gì.

 

Tự ý hủy hóa đơn

 

Đương nhiên bao nhiêu hóa đơn bị hủy tương đương với bấy nhiêu tiền khách hàng đã thanh toán không được ghi nhận để chủ cửa hàng kiểm tra.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 7

 

Đối với các cách quản lý cửa hàng bằng hệ thống quản lý tính tiền thì việc hủy hóa đơn cũng có thể thực hiện được khi thu ngân in hóa đơn tạm tính cho khách, lúc này khách hàng vẫn nghĩ đây là hóa đơn chính thức nhưng thực ra hóa đơn nay có thể bị hủy dễ dàng trên phần mềm.

 

Khai gian hóa đơn

 

Có rất nhiều cách khai gian hóa đơn, như:

- Các sản phẩm dịch vụ mà khách hàng không sử dụng, nhưng vẫn được thể hiện trên hóa đơn

- Các chương trình khuyến mãi, ưu đãi khách hàng không được thể hiện trên hóa đơn

- Khai gian số lượng sản phẩm dịch vụ mà khách hàng sử dụng...

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 7

Trường hợp hóa đơn khai khống thêm hai món mà khách hàng không sử dụng

 

Nếu sơ suất không kiểm tra kĩ, khách hàng nhanh chóng thanh toán luôn cả phần mình không dùng tới hoặc bị chiếm dụng phần lợi ích của mình.

 

Gian lận đối với hóa đơn có thuế VAT

 

Theo đúng quy định, đối với các hóa đơn trên 200,000đ người bán phải xuất hóa đơn GTGT (có thuế VAT) cho người mua. Các trường hợp khách hàng dùng bữa tại nhà hàng, quán ăn được yêu cầu thanh toán cùng với 10% tiền thuế VAT là chuyện rất thường gặp.

 

Tuy nhiên hóa đơn lại không rõ ràng, không thể hiện tiền thuế hoặc hóa đơn tự in, tự viết tay là cách mà các nhân viên gian lận đối với khách hàng và chính chủ cửa hàng. Đây là cách rất dễ xảy ra nếu khách hàng không chú ý, và các chủ cửa hàng không quản lý được nhân sự của mình.

 

2.2 Các biện pháp thường được áp dụng để khác phục tại các nhà hàng, quán cafe

 

Lí do mà các quán ăn luôn cần phải có hóa đơn là do hóa đơn không chỉ có tác dụng làm chứng từ kế toán, kiểm kê thu - chi của từng công ty mà còn có tác dụng quản lý gian lận của nhân viên.

 

Nhiều quán ăn hiện nay luôn có biển báo cho khách hàng rằng việc thanh toán món ăn mà không có hóa đơn thì khách hàng sẽ được hoàn tiền 100% giá trị bữa ăn.

 

Nếu không có hóa đơn thì các nhân viên rất dễ trong việc gian lận tiền bạc, nhập - xuất kho mà chủ quán không hề hay biết. Hóa đơn đóng vai trò xác nhận các giao dịch đã xảy ra, giúp cả trong việc quản lý kho hàng, nguyên liệu và các khoản thu chi khác.

 

Một số các biện pháp hạn chế gian lận hóa đơn của nhân viên hoặc thu ngân, như:

 

- Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng. Đây là công cụ hỗ trợ hữu hiệu trong việc quản lý của các nhà hàng, quán cafe. Không chỉ giải quyết các vấn đề gian lận mà còn giúp cửa hàng lưu trữ thông tin và còn vận hành quán một cách khoa học và hiệu quả.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 8

Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng trong nhà hàng, quán cafe

 

- Sử dụng camera giám sát: như con mắt của chủ cửa hàng, việc đầu tư các camera giám sát từ xa giúp các cửa hàng hạn chế tối đa cũng như có chứng cứ rõ ràng cho các hành vi gian lận của nhân viên.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 9

Lắp đặt hệ thống camera ở các khu vực dễ xảy ra gian lận cũng là biện pháp rất hữu dụng

 

- Tuyển nhân viên kế toán, nhân viên quản lý: đây là một trong những cách phổ biến giúp chuỗi cửa hàng với nhiều chi nhánh ngăn chặn được các hoạt động gian lận của thu ngân với sự kiểm soát đối chiếu trên giấy tờ, dữ liệu bán hàng trên phần mềm bán hàng tại các chi nhánh.

 

NowPOS - Hoa don la gi. Hoa don anh huong the nao den viec kinh doanh nha hang quan cafe 10

Nhân viên quản lý, nhân viên kế toán cũng hỗ trợ giám sát việc bán hàng để tránh gian lận

 

KẾT

 

Quản lý nhà hàng quán cafe là điều không hề dễ dàng, do vậy các chủ cửa hàng cần phải kiểm soát thật kĩ mọi yếu tố đầu ra đầu vào của cửa hàng. Và thông qua các hóa đơn được lưu lại và quản lý chặt chẽ, các cửa hàng sẽ giảm tối đa các trường hợp gian lận cũng như thất thoát mà không rõ nguyên nhân.

 

Minh Trúc

 

>> Xem thêm: 1001 cách gian lận của nhân viên bán hàng và giải pháp

 

 

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Hoàn toàn miễn phí

spinner