May-ban-hang

Tại sao quản lý bán hàng bằng Excel dần bị khai tử?

01/06/2018 3:44:12 CH - 500 Lượt xem

Excel đã từng hỗ trợ đắc lực cho các chủ cửa hàng trong việc quản lý. Nhưng với nhu cầu quản lý ngày càng cao cộng với sự phát triển về công nghệ nên việc quản lý bán hàng bằng Excel càng lộ nhiều hạn chế.

 

Phụ thuộc vào máy móc

 

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.

 

Excel được các chủ cửa hàng sử dụng như một phần mềm quản lý bán hàng offline sử dụng trên các máy tính, laptop. Do đó bất kể sự cố gì xảy ra đối với thiết bị của bạn như máy móc hỏng hóc, virus thì mọi hoạt động quản lý bán hàng trên Excel cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.

 

FoodyPOS - Tại sao quản lý bán hàng bằng Excel dần bị khai tử - Ảnh 1

 

Rủi ro khi quản lý bán hàng bằng Excel là tương đối cao, nhẹ thì làm trì hoãn, mất thời gian chờ đợi để sửa chữa máy móc, nặng thì mọi dữ liệu sẽ có thể bị mất hoàn toàn và khó lòng khôi phục lại được.

 

Nhập liệu thủ công

 

Tất cả hóa đơn thanh toán sau mỗi bữa ăn của khách hàng đều phải được nhập lại bằng tay lên Excel để thực hiện các công tác kiểm tra và theo dõi. Tuy nhiên đây là bước khiến việc quản lý bán hàng bằng Excel gặp nhiều sự cố nhất bởi các nhầm lẫn luôn xảy ở khâu này.

 

FoodyPOS - Tại sao quản lý bán hàng bằng Excel dần bị khai tử - Ảnh 3

 

Chưa kể đến việc bị mất hóa đơn, hóa đơn giấy dễ bị rách, mất số hoặc mờ số khiến cho việc nhập liệu trở nên khó khăn hơn. Do vậy cửa hàng cần thêm nhân viên để kiểm tra dò soát lại, làm mất rất nhiều thời gian dành cho việc nhập liệu.

 

Sai công thức tính toán

 

Phần mềm Excel hoạt động dựa trên các hàm toán, nếu thiết lập sai công thức tính toán, việc tổng hợp dữ liệu để quản lý sẽ không còn ý nghĩa gì nữa.

 

FoodyPOS - Tại sao quản lý bán hàng bằng Excel dần bị khai tử - Ảnh 2

 

Người sử dụng Excel cần có kiến thức về các hàm tính toán này để có thể tự tạo lập công thức và chỉnh sửa khi cần thiết. Tuy nhiên các công thức này thường rất phức tạp, việc chỉnh sửa cũng không phải là điều dễ dàng.

 

Quá đơn giản, không có nhiều tính năng quản lý

 

Mặc dù gặp phải rất nhiều phiền phức từ việc nhập liệu và các công thức tính toán, nhưng Excel lại không giải quyết được các nhu cầu quản lý phức tạp mà chỉ có thể thống kê đơn giản, làm các công việc tổng hợp như cộng - trừ - nhân - chia.

 

Excel còn không thể tự tổng hợp các số liệu thành một báo cáo cụ thể, hoặc để tổng hợp được cần xây dựng rất nhiều công thức gồm rất nhiều hàm toán phức tạp.

 

FoodyPOS - Tại sao quản lý bán hàng bằng Excel dần bị khai tử - Ảnh 2

 

Quản lý bán hàng bằng Excel đang dần được thay thế

 

Quản lý bán hàng bằng Excel đã dần không còn phù hợp trong việc quản lý bán hàng hiện nay. Tuy có nhiều nhược điểm như vậy nhưng vẫn có rất nhiều nhà hàng quán ăn duy trì sử dụng Excel bởi nó phù hợp với quy mô nhỏ và nhu cầu quản lý đơn giản, và đặc biệt là không hề tốn phí.

 

Còn với các cửa hàng quy mô lớn hơn hay chuỗi cửa hàng, khi có nhiều thứ phải quán xuyến, thì việc quản lý bán hàng bằng Excel sẽ sớm bị thay thế với một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại hơn là chỉ là trong sớm muộn.

 

=> Xem thêm : POS là gì? Lịch sử hình thành của hệ thống POS

 

Minh Trúc

 

 

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Hoàn toàn miễn phí

spinner